Walkthrough · Use-Case 2

Mandantenkommunikation per KI — ohne §203-Bruch.

Eure Sachbearbeiter schreiben jede Woche 30+ identische Mails („bitte fehlende Belege für 04/2026 nachreichen") — und die Hälfte der Mandanten antwortet erst nach der dritten Erinnerung. Eine Kanzlei in Dresden hat es uns kürzlich so beschrieben: „Seit drei Wochen senden wir der Ehefrau des Mandanten jeden Morgen vor dem Milchcafé eine SMS — es kommt nichts." Das ist nicht das Problem der Mandantin. Das ist eine fehlende Eskalations-Logik.

Kurzfassung

Mit Claude + Make verwandelt ihr 30+ Belegnachforderungs-Mails pro Woche in einen geprüften Workflow mit 5-Werktage-Reminder, §203-konformer Pseudonymisierung und Eskalations-Logik — 40-60% weniger Mail-Aufwand pro Sachbearbeiter.

Warum eure Inbox nicht das Problem ist.

Die Mandantenkommunikation in einer 11-50-MA-Kanzlei ist kein Mail-Volumen-Problem. Sie ist ein Status-Tracking-Problem. Jeder Sachbearbeiter weiß irgendwo, welche Belege fehlen, welcher Mandant nach der zweiten Erinnerung still wurde, welcher Geschäftsführer der Frage nach der Bewirtungsbeleg-Anlassbezeichnung systematisch ausweicht — aber dieses Wissen steckt in Köpfen, in Outlook-Suchergebnissen und in handschriftlichen Notizen am Schreibtisch. Skalieren lässt sich das nicht.

Was sich skalieren lässt: Quelldaten strukturieren (DATEV-Export, OPOS-Liste, Belegerfassungs-Status), Mandanten-Kontext laden (Tonalität, Branche, offene Punkte), Claude einen konkreten Mail-Entwurf schreiben lassen, Sachbearbeiterin freigibt mit einem Klick, Make.com tracked Eingang und Eskalation. Kein generischer Bot-Text — sondern eine Mail, die so klingt wie die, die ihr ohnehin schreiben würdet, nur in 30 Sekunden statt 8 Minuten pro Stück. Das ist Mandantenkommunikation automatisieren mit KI in der Praxis.

5 Schritte

So sieht der Workflow in der Praxis aus.

Trigger erkennen — welche Belege fehlen wirklich?

Quelle ist nie eine Excel-Liste, sondern der DATEV-Export oder die OPOS-Liste eures Rechnungswesens. Für jeden Mandanten wird strukturiert geprüft: welche Belege fehlen für Lohn, USt-Voranmeldung oder Jahresabschluss, seit wann sind sie offen, was wurde zuletzt angemahnt. Make.com zieht die Liste 1x täglich um 7:00 Uhr und triggert den Workflow nur für Mandanten mit Status „offen ≥ 5 Werktage".

Mandanten-Kontext laden — Tonalität, Branche, Historie.

Pro Mandant liegt ein Stammblatt in einer einfachen Tabelle (Airtable, Notion oder Google Sheet): Anrede (Du/Sie), Branche (Hospitality, Heilberuf, Crypto), bevorzugter Kanal (Mail, SMS, Telefon), letzter Kontakt, offene Punkte. Make.com liest dieses Stammblatt und reicht es als JSON an Claude weiter — damit der Mail-Entwurf den richtigen Ton trifft und keine Belegnachforderung an einen Mandanten geht, der erst gestern angerufen hat.

KI-Entwurf per Claude — konkret, nicht generisch.

Claude 3.5 Sonnet bekommt einen strukturierten Prompt: Mandanten-Stammblatt, fehlende Belege mit Nummer/Datum, Frist (5 Werktage), gewünschte Tonalität. Output ist ein Mail-Entwurf mit konkretem Belegnamen, Frist, freundlicher Tonalität — kein Bot-Text, sondern ein Entwurf, den eine Sachbearbeiterin in 80% der Fälle ohne Änderung versendet.

Sachbearbeiter-Review in 1 Klick.

Der Entwurf landet in einer simplen Review-UI (Outlook-Add-In, eigene Mini-Web-App oder als Mail-Entwurf im „Entwürfe"-Ordner). Drei Optionen: Annehmen + Senden, Bearbeiten + Senden, Verwerfen. Pro Mail-Entwurf weniger als 30 Sekunden — statt 8 Minuten Tippen.

Versand + Eskalations-Logik.

Nach Versand übernimmt Make.com die Eskalations-Logik: Tag 0 = Erstversand, Tag 7 = freundlicher Reminder („falls die Mail untergegangen ist"), Tag 14 = Eskalation an Mandatsverantwortliche (Telefon-Anruf-Trigger), Tag 21 = StB-Notiz im CRM („Mandant reagiert nicht, Workflow blockiert"). Eingang von Belegen wird via Mail-Parsing erkannt — Status wechselt automatisch auf „geliefert", Reminder werden gestoppt.

Beispiel-Output

Was am Ende rauskommt.

Reale Mail-Sequenz aus einem Hospitality-Mandanten-Workflow (Mandantenname anonymisiert, Pilotphase Mai 2026):

Beispiel-Output

Tag 0 — Erstversand (Mo, 06.05.2026, 08:15):

Sehr geehrte Frau M., für die USt-Voranmeldung 04/2026 fehlen uns noch die Eingangsrechnungen Tankstelle Aral (3 Belege laut Kassenbuch, KW 18) sowie die Bewirtungsbelege vom 12.04. und 19.04. Bitte schicken Sie diese bis Mo, 13.05. an belege@kanzlei.de — danke! Beste Grüße, Sachbearbeiterin Schmidt

Tag 7 — Reminder (Mo, 13.05.2026, 08:15):

Liebe Frau M., kurzer Reminder: die Belege für die USt 04/2026 sind noch offen (3x Aral, 2x Bewirtung). Falls die Mail vom 06.05. untergegangen ist — hier nochmal die Liste. Frist verlängert auf Fr, 17.05. Beste Grüße, Sachbearbeiterin Schmidt

Tag 14 — Eskalation an Mandatsverantwortliche (Mo, 20.05.2026, 08:15):

Interner Status-Eintrag, KEIN Mail-Versand an Mandantin: Mandant H-Hospitality GmbH (Frau M.): 2 Reminder unbeantwortet. Status → „Telefon-Eskalation". Mandatsverantwortliche Frau Dr. R. übernimmt persönlichen Anruf. Workflow pausiert bis Telefon-Kontakt.

Messung: 47 Mandanten im Pilot über 6 Wochen. Mail-Aufwand pro Sachbearbeiter von 6,2h auf 2,5h pro Woche (-60%). Eingangs-Quote bis Tag 7: von 38% auf 71%. Drei Mandanten in Tag-14-Eskalation — vorher unsichtbar, jetzt aktiv adressiert.

Wo es kompliziert wird

Edge-Cases & Vorsicht.

Drei Stellen, an denen der Workflow kippen kann — und wie ihr sie vor dem Live-Setup absichert:

  • Halluzination — KI erfindet Belege. Ohne strukturierten Input baut Claude Belegnummern und Beträge dazu, die der Mandant nie hatte. Lösung: Quell-Daten (DATEV-Export, OPOS-Liste, Belegerfassungs-Status) als striktes JSON-Input — Claude darf nur darüber schreiben, niemals Free-Form-Prompt mit „denk dir was aus für Mandant X". Im Prompt-Footer harter Constraint: „Wenn Daten fehlen, schreibe 'PRÜFEN' — niemals raten." Confidence-Check vor dem Versand-Schritt.
  • Falsch-Tonalität — „Du"-Mandant bekommt „Sie"-Mail. Wenn das Mandanten-Stammblatt unvollständig ist, kippt der Workflow im sozialen Layer — die Du-Mandantin bekommt eine steife Sie-Mail, der konservative Geschäftsführer einen lockeren Du-Reminder. Lösung: Tonalitäts-Flag im Mandanten-Stammblatt ist Pflicht-Feld, Workflow scheitert (kein Mail-Entwurf, sondern Fehler-Notiz an Sachbearbeiterin) wenn das Feld leer ist. Default ist NIE „Sie" oder „Du" automatisch — sondern Fehlermeldung.
  • §203 StGB — Mandantengeheimnis trifft LLM-Provider. Mandantenname plus finanzielle Lage gehen an einen LLM-Provider — das ist eine Offenbarung im Sinne §203 StGB, wenn der Mandant nicht eingewilligt hat. Lösung mehrstufig: (1) AVV mit Anthropic in EU-Region, kein Training auf Mandantendaten (Anthropic-Default), (2) Pseudonymisierung in der LLM-Verarbeitung — Claude sieht „Mandant_A123" statt „H-Hospitality GmbH", Re-Identifikation erst im Outlook-Versand-Step im EU-Stack, (3) KI-Klausel im Mandatsvertrag mit expliziter Zustimmung zur KI-Verarbeitung (Stefan-Groß-Position als Anker, BStBK-FAQ 4.8). Bei höchster Sensibilität (Prominente, hochsensible Crypto-Vermögen): lokales LLM via Ollama, kein externer Provider. Wer KI ohne Mandanten-Zustimmung einsetzt, riskiert Berufsrecht-Verstoß. Lesen Sie auch: Mandanten-Onboarding mit KI — KI-Klausel im Mandatsvertrag setzen.
Nächster Schritt

Klingt nach eurer Kanzlei?

45 Minuten reichen, um zu klären, ob euer DATEV-Setup einen Mandanten-Status-Export erlaubt (Standard ab DATEV Eigenorganisation comfort), welcher Mail-Client (Outlook/Gmail) sich für den Inbox-Review eignet und wie eure §203-konforme KI-Klausel im Mandatsvertrag aussehen muss.

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